Một số nội dung đáng chú ý đối với hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã như sau:

1. Xác định rõ thẩm quyền chứng thực của Chủ tịch UBND cấp xã

Theo quy định mới, Chủ tịch UBND cấp xã là người có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện việc chứng thực theo quy định của pháp luật.

Quy định này nhằm xác định rõ trách nhiệm của người đứng đầu UBND cấp xã trong hoạt động chứng thực, đồng thời phù hợp với yêu cầu phân định thẩm quyền trong tổ chức chính quyền địa phương.

(Hình ảnh có sử dụng AI)

2. Quy định rõ người thực hiện chứng thực

Người thực hiện chứng thực gồm:

- Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu;

- Người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định;

- Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng;

- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự và người có thẩm quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài theo quy định.

- Việc xác định cụ thể người thực hiện chứng thực góp phần làm rõ trách nhiệm trong quá trình tiếp nhận, giải quyết và ký chứng thực.

3. Bổ sung, làm rõ phạm vi chứng thực của UBND cấp xã

Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện một số việc chứng thực theo quy định, trong đó gồm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính;

- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người dịch;

- Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực một số giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất, nhà ở theo quy định của pháp luật;

- Chứng thực di chúc;

- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản phân chia di sản đối với các trường hợp thuộc phạm vi pháp luật quy định.

Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan, người thực hiện chứng thực phải xác định đúng loại việc và thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật hiện hành.

4. Một số thủ tục chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP quy định một số trường hợp chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực, gồm:

- Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

- Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

- Chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản;

- Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

- Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ các giao dịch thuộc các trường hợp nêu trên.

Quy định này góp phần tạo thuận lợi cho người dân, giảm sự phụ thuộc vào địa bàn cư trú khi thực hiện các thủ tục chứng thực thuộc phạm vi quy định.

5. Giảm yêu cầu xuất trình giấy tờ khi thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu

Một nội dung đáng chú ý tại Nghị định số 18/2026/NĐ-CP là không yêu cầu người dân, tổ chức nộp hoặc xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu nếu thông tin trong các giấy tờ, tài liệu đó đã có dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản công bố.

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ khi giải quyết thủ tục hành chính.

Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin chưa đầy đủ, chưa chính xác thì có thể yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung giấy tờ cần thiết; đồng thời đề nghị thực hiện việc cập nhật, điều chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu theo quy định.

6. Trách nhiệm của cán bộ, công chức thực hiện công tác chứng thực

Việc thực hiện các quy định mới về chứng thực yêu cầu cán bộ, công chức trực tiếp giải quyết thủ tục phải:

- Xác định đúng thẩm quyền đối với từng yêu cầu chứng thực;

- Thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định;

- Chủ động khai thác, sử dụng thông tin từ các cơ sở dữ liệu khi đủ điều kiện;

- Không yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ, tài liệu mà thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu theo quy định;

- Hướng dẫn đầy đủ, chính xác để người dân thực hiện thủ tục hành chính.

7. Ý nghĩa của các quy định mới

Các quy định mới về chứng thực tập trung vào việc phân định rõ thẩm quyền, đơn giản hóa hồ sơ, tăng cường khai thác dữ liệu và tạo thuận lợi cho người dân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính.

Việc triển khai thống nhất các quy định này góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, giảm giấy tờ, thời gian và chi phí cho người dân, đồng thời nâng cao trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền trong hoạt động chứng thực.

Vân Anh – VP HĐND UBND xã